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Desk Sharing

6 Tipps für die erfolgreiche Umsetzung

Was ist Desk Sharing?

Beim Desk Sharing teilen sich Mitarbeiter die zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze. Die Idee dahinter ist, die nicht kontinuierlich belegten Arbeitsplätze optimal zu besetzen und ungenutzte Flächen besser zu nutzen. Desk Sharing eignet sich insbesondere für Unternehmen, deren Mitarbeiter flexibel arbeiten oder häufig außer Haus tätig sind und deshalb zahlreiche Arbeitsplätze leerstehen.

Die Entscheidung für eine neue Organisationsform ist ein Prozess und erfordert eine gründliche Planung. Wichtig ist, dass die gewählte Organisationsform zu den Anforderungen und Abläufen Ihres Unternehmens passt.

Sollte Desk Sharing auch für Ihr Unternehmen interessant sein, verschaffen Ihnen unsere 6 Tipps einen ersten Überblick, worauf es hierbei ankommt:
 

1. Mitarbeiter involvieren

Desk Sharing erfordert ein Umdenken aller Mitarbeiter. Standen zuvor jedem Mitarbeiter eigene, feste Arbeitsplätze zur Verfügung, wird nun täglich ein neuer Arbeitsplatz gewählt. Dies erfordert Offenheit, Flexibilität und ein schnelles Anpassen an stets neue Gegebenheiten von allen Beteiligten. Damit diese Umstellung gelingt, empfiehlt es sich, die Mitarbeiter frühzeitig in den Planungsprozess mit einzubeziehen, ihnen die damit verbundenen Chancen zu vermitteln und über mögliche Bedenken zu sprechen. Dies fördert die erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing.   
 

2. Zonen einrichten

Zur Planung des Desk Sharing und der zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze gehört – neben vielen weiteren Faktoren – auch eine sinnvolle Unterteilung der Arbeitsräume in Zonen. Das können anlassbezogene Zonen sein wie eine Kreativzone und eine Ruhezone oder funktionsbezogene: eine Telefonzone für Mitarbeiter, die viel telefonieren, oder eine IT-Zone, in der alle Plätze mit zwei Bildschirmen und einer besonderen Technik ausgestattet sind. Wichtig ist, die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter zu kennen, um dafür geeignete Bereiche zu schaffen.
 

3. Arbeitsplätze identisch ausstatten

Damit jeder Mitarbeiter überall problemlos arbeiten kann, sollten alle Arbeitsplätze identisch ausgestattet sein: neben mindestens einem Bildschirm sollte jeder Arbeitsplatz über eine Dockingstation verfügen, damit das eigene Notebook direkt angeschlossen und mit der Arbeit gestartet werden kann. Sind die Arbeitsplätze mit festen Rechnern ausgestattet, muss für jeden Mitarbeiter das Anmelden darüber möglich sein.
Da Hygiene nicht nur in der aktuellen Situation ein wichtiges Thema am Arbeitsplatz ist, empfiehlt es sich, jeden Mitarbeiter mit einer eigenen mobilen Tastatur und Maus sowie einem Headset auszustatten, die an jeden Arbeitsplatz mitgenommen werden können. 


4. Raum für Privates und sensible Daten schaffen

Das Familienfoto auf dem Schreibtisch und der heißgeliebte Kaffeebecher in der Hand – damit diese privaten Gegenstände sowie alles Weitere, das sich über den Tag ansammelt, auch weiterhin einen Platz finden, sollte für jeden Mitarbeiter ein persönlicher Stauraum in Form eines Rollcontainers oder Spinds angeschafft werden, der nach Feierabend einfach gefüllt, verschlossen und gelagert werden kann.
Besondere Vorsicht ist bei wichtigen und sensiblen Daten geboten. Für diese sollte den Mitarbeitern ein gesicherter Platz zur Aufbewahrung geboten werden – beispielsweise ein abschließbarer Raum. Welche Maßnahmen sinnvoll und notwendig sind, erarbeitet man am besten mit den Beteiligten.


5. Richtlinien für den Arbeitsplatz formulieren

Eine entscheidende Grundlage beim Desk Sharing ist, dass die Schreibtische vor dem Feierabend freigeräumt werden. Neben den Arbeitsunterlagen und privaten Gegenständen zählt dazu auch benutztes Geschirr. Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Richtlinien für die Hinterlassung des Arbeitsplatzes nach dem Feierabend. Die Richtlinien gelten für alle Mitarbeiter gleichermaßen und helfen, das Desk Sharing nicht zum Frust führt.


6. Tische und Stühle sollten höhenverstellbar sein

Damit jeder Mitarbeiter dauerhaft ohne gesundheitliche Einbußen arbeiten kann, sind Tische und Stühle ideal, die der Mitarbeiter auf die individuelle Körpergröße anpassen kann. Am besten beziehen Sie einen Sicherheitsbeauftragten in den Planungsprozess ein, der die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitsplatzgestaltung kennt und Ihre Mitarbeiter in dieser Hinsicht auch schult.


Sie fragen sich, ob Desk Sharing auch für Ihr Unternehmen geeignet ist? Gerne unterstützen wir Sie dabei, das passende Arbeitsplatzkonzept für Ihr Unternehmen zu finden und sinnvolle Abläufe zu entwickeln. Nutzen Sie unser kostenfreies Erstgespräch und lernen Sie uns unverbindlich kennen. Wir freuen uns auf Sie!