Erfolgsgeschichten
Hoher Papierverbrauch führte zu Optimierung und Digitalisierung
Ausgangssituation
Bei einem Verwertungsunternehmen führte der manuelle Auftragsprozesse zu einer aufwendigen Organisation und komplexen Dokumentation mit einem unverhältnismäßig hohen Papierverbrauch.
Für die Auftragsabwicklung wurden in der Hochzeit über 350.000 Blatt Papier pro Jahr benötigt. Hinzu kam, dass jeder Mitarbeitende über eine Stunde am Tag mit dem Suchen und Verwalten dieser Papiermengen beschäftigt war. Die Auftragstouren wurden über verschiedene Stapel Papier organisiert. Bei Änderungen musste telefonisch nachgefasst, Aufträge geändert und neugedruckt sowie die Auftragsunterlagen von einem Fahrzeug zum Nächsten getragen werden. Das unnötige Neudrucken, Suchen, Umherlaufen und Abstimmen gehörte zur Tagesordnung.
Die oberste Priorität des Projektes war es, die papierbasierende Auftragsabwicklung zu optimieren und die Papiermenge zu reduzieren.
Vorgehensweise und Ergebnis
Um die beste Lösung für das Unternehmen zu finden, wurde der komplette Auftragsprozess (Auftragseingang – Tour – Auftragsabwicklung) unter die Lupe genommen. Die Analyse zeigte deutlich, dass nicht nur die Papiermenge besser organisiert und erheblich reduziert werden muss, sondern dass der gesamte Prozess einer Optimierung und Digitalisierung bedarf.
Gemeinsam mit den Mitarbeitenden erarbeiteten wir in Workshops optimale Soll-Prozesse mit einem deutlich geringeren Papierbedarf. Basierend auf diesen neuen Prozessen wurde mit dem vorhandenen ERP-Dienstleistungsunternehmen ein idealisierter digitaler Prozess definiert und umgesetzt.
Durch die Digitalisierung des Prozesses konnte die Papiermenge um ca. 80% reduziert werden. Zudem wurde die Tourenplanung optimiert, was zu einer Verringerung von 5% des Dieselverbrauchs führte. Durch die verbesserte Planung und Digitalisierung können ca. 10% mehr Touren an einem Tag mit einem Fahrzeug gefahren werden. Auch der tägliche Such- und Organisationsaufwand der Mitarbeitenden in der Auftragsabwicklung reduzierte sich um ca. 10%.
Tipps
Wenn auch Sie bei Ihren Prozessen einen hohen Papierverbrauch feststellen, scheuen Sie sich nicht, diese auf den Prüfstand zu stellen. Oftmals zeigen bereits kleine Veränderungen eine große Wirkung. Zu einem noch größeren Erfolg kann eine umfassende Optimierung und Digitalisierung Ihrer Prozesse führen - und oftmals sind die Lösungen bereits im Unternehmen vorhanden. Bleiben Sie dabei immer ergebnissoffen und finden Sie gemeinsam mit Ihrem Team anhand von Analysen und Fakten die beste Lösung.
