Digitalisierung leicht gemacht

Für Unternehmer stellen sich beim Thema Digitalisierung meistens die gleichen Fragen. Grund genug für uns, René Alsters zu Wort kommen zu lassen.

Als Experte für die Digitalisierung weiß er um die Besonderheiten und Herausforderungen, die es insbesondere bei kleineren mittelständischen Unternehmen zu bewältigen gilt.   

In unserem exklusiven Interview verrät René Alsters Ihnen bewährte Tipps und klärt auf, wie Sie die größten Stolpersteine bei der Digitalisierung gekonnt umgehen.

Übrigens: Ihre persönlichen Fragen rund um das Thema Digitalisierung beantwortet Ihnen Herr Alsters gerne telefonisch oder in einem persönlichen Gespräch. Vereinbaren Sie hier einen unverbindlichen Termin. 

 

Herr Alsters, was haben Unternehmen davon, wenn sie ihre Prozesse digitalisieren?

Kurz gesagt: Digitalisierung reduziert den gesamten Arbeitsaufwand und steigert die Flexibilität. Dazu muss man wissen, dass wir in unserer Beratung zu aller erst die relevanten Prozesse des Unternehmens genau unter die Lupe nehmen und verbessern, bevor an den geeigneten Stellen digitale Lösungen zum Einsatz kommen und somit Abläufe digitalisiert werden.

Die Vorteile beziehen sich insbesondere auf die physischen Prozesse bzw. Produktionsprozesse. Doch auch in den kaufmännischen Bereichen wie der Verwaltung und Auftragsbearbeitung verbirgt sich enormes Potenzial: Speziell traditionelle Unternehmen stehen hier vor einer entscheidenden Aufgabe, denn durch historisch gewachsene Strukturen neigen viele Prozesse zur Ineffizienz, ohne dass es das Unternehmen merkt. Eine hohe Fixkostenbelastung ist zumeist ein erstes Indiz dafür. Machen Sie einen Test in Ihrem Unternehmen: Haben Sie einen hohen Verwaltungsapparat in Relation zur Produktion? Dann sollten Sie darauf einen genaueren Blick werfen.

Womit wir zum zweiten großen Vorteil kommen:

Der Kostenreduktion. Vereinfachte Prozesse und schlanke Strukturen gelingen schon mit einfachen Mitteln. Oftmals reicht es, Ihr bereits vorhandenes ERP-System optimal zu nutzen und die gebotenen Möglichkeiten voll auszuschöpfen. Aber es gibt auch zahlreiche weitere Wege, komplette Prozesse mit neuen Technologien zu revolutionieren. Diese „Disruption“ Ihrer Prozesse ist ein wesentliches Grundprinzip der Digitalisierung und stellt komplette Kostenstrukturen auf den Kopf.

Neben der Kostenersparnis sind Sie zudem in der Lage, die Bedürfnisse Ihrer Kunden auf eine neue Art zu erfüllen – nämlich auf strategischer und operativer Ebene. Damit heben Sie sich von der Konkurrenz ab und schaffen ein optimales Kundenerlebnis. Dies wird sich früher oder später auch in neuen Kunden bemerkbar machen.

 

Welches sind die größten Hindernisse? Wie sollten Unternehmer damit am besten umgehen?

In unserer Beratung hören wir oft: "Digitalisierung ist teuer!" Ja, das stimmt. Zudem sind die Kosten und der Aufwand intransparent. Aber stellen Sie sich eine Frage: Was ist die Alternative?

Sie haben keine!

Jemand anderes wird es machen und die Vorteile am Markt genießen. Im Endeffekt wiegen die „Kosten“ des nicht genutzten Potenzials vermutlich höher. Digitalisierung ist längst kein Nice-to-have mehr. Es ist die Pflicht eines jeden Unternehmers, sich mit diesem komplexen Thema zu beschäftigen, auch in Zeiten, in denen es Unternehmen gut geht und vermeintlich kein Bedarf besteht. Denn wenn erst rote Zahlen geschrieben werden oder die Umsatzflaute naht, ist es bereits zu spät.

Ein weiteres Hindernis ist das Tagesgeschäft bzw. die "fehlende Zeit". Viele Unternehmer möchten diese Aufgabe neben dem Tagesgeschäft in Projekten lösen. Hierzu stellen sie einen oder mehrere Mitarbeiter ab, die diese Aufgabe zusätzlich zu Ihrer sonstigen Arbeit angehen sollen. Das ist zum Scheitern verurteilt, da die Arbeit immer wieder unterbrochen wird, der Fokus fehlt und Kompetenzen und Befugnisse gegebenenfalls nicht ausreichend sind.
Wir sagen: erhöhen Sie die Priorität und stellen Sie die Digitalisierung an aller erste Stelle. Wer wirklich voran kommen möchte, muss seine Mitarbeiter schulen, die nötigen Entscheidungskompetenzen vergeben und den Verantwortlichen entsprechend viel Zeit einräumen. Verankern Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten in der Stellenbeschreibung des Jobs und schaffen Sie bei Bedarf eine oder mehrere eigene Positionen. Definieren Sie gemeinsam Ziele und wie Sie diese messen möchten. Und dann: loslegen und stringent am Ball bleiben!

 

Welches sind die drei wichtigsten Erfolgshebel bei der Digitalisierung der Prozesse?

Am wichtigsten ist der Faktor Mensch. Sie brauchen ein gutes Projektteam. Mitarbeiter, die Lust haben, das Thema zu bearbeiten und Eigeninitiative zeigen. Dabei besteht das Anforderungsprofil natürlich aus entsprechenden Kompetenzen, aber vor allem auch aus Soft Skills wie Umsetzungswille und Ausdauer. Denn Digitalisierungsprojekte gehen über Monate und Jahre. Wer da keinen langen Atem beweist, wird es schwer haben.

Deshalb müssen Sie sich auch kleine Ziele stecken, Fortschritte regelmäßig kontrollieren und auch kleine Erfolge feiern. Motivation über eine lange Zeit aufrecht zu erhalten ist eine schwierige Aufgabe.

Daher ist ein weiterer Erfolgshebel, dass die Projektverantwortlichen die volle Unterstützung durch das Management bzw. die Geschäftsführung erhalten. Volle Rückendeckung ist angesagt, da speziell Projektleiter ohnehin schon mit genügend Steinen im Weg zu kämpfen haben.

Der dritte wichtigste Erfolgshebel ist eine gute Kommunikation in alle Richtungen. Man erschafft Lösungen für den ganzen Betrieb, für alle Mitarbeiter. Hier muss besonderer Wert darauf gelegt werden, dass Mitarbeiter frühzeitig und kontinuierlich über den Fortschritt und die anstehenden Veränderungen informiert werden. Hier sollen keine fertigen Ergebnisse und Vorgaben präsentiert, sondern auch Hintergründe und Lösungswege nachvollziehbar gemacht werden. Nur so können Sie auch die Akzeptanz der Mitarbeiter für neue Lösungen erreichen. Binden Sie Ihre Mitarbeiter so früh und oft wie möglich mit ein, um die beste Lösung, größte Akzeptanz und höchste Benutzerfreundlichkeit zu erreichen.

Ein letzter Rat: Seien Sie kreativ. Denken Sie über Ihre Grenzen und bestehenden Strukturen hinaus. Lassen Sie jede Idee erst einmal zu, auch wenn Sie noch so abwegig ist. Vielleicht ergibt sich daraus etwas Unerwartetes. Nutzen Sie Methoden wie den "White-Paper Gedanken" oder holen Sie sich Unterstützung von außerhalb des Unternehmens. Die besten Lösungen ergeben sich meistens aus crossfunktionalen Teams, die außerhalb der normalen Arbeitsumgebung offene Diskussionsrunden zu verschiedenen Themen gestalten. Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse und Gedankenwege.

 

Wie geht man am besten vor?

Egal was Sie vorhaben: schaffen Sie klare Rahmenbedingungen!

Projektteam, Verantwortlichkeiten, Intervall-Abstimmungsrunden und Meetings, Zeitaufwand, Investitionsbudget, Ziele, etc. - all das gilt es klar und eindeutig festzulegen.

Dann beantworten Sie relevante strategische Fragen wie:

• Haben wir intern die Kompetenzen und die nötige Manpower, um dieses Thema anzugehen oder bedarf es kreativen und professionellen Input von außerhalb?
• Möchten Sie "nur" Ihre Prozesse verbessern oder Ihr gesamtes Geschäftsmodell hinterfragen? Sollen Produkte und Dienstleistungen verbessert werden, um Kunden einen direkten, neuartigen Mehrwert zu schaffen?

Welche Ziele Sie auch immer mit der Digitalisierung verfolgen: grenzen Sie die Themen klar ab und priorisieren Sie sie. Denn es geht nicht alles gleichzeitig.

 

Und zum Schluss: was ist der wichtigste Tipp, den Sie Unternehmern ans Herz legen?  

Einfach loslegen!

Mit einem guten Plan hat man die Grundlage gelegt. Danach gilt es einfach loszulegen. Es muss nicht alles bis ins letzte Detail ausdefiniert sein – ansonsten wird die Umsetzung nicht gelingen oder stark verzögert. Sie können nicht alles vorausplanen. Sie müssen bedenken, dass die Digitalisierung rasend schnell voranschreitet, und so können sich auch Ihre Pläne im Laufe der Jahre wieder und wieder ändern. Lassen Sie sich nicht davon irritieren und legen Sie los. Ansonsten planen Sie und planen Sie und es werden keine Erfolge verzeichnet.

 

Vielen Dank, Herr Alsters, für Ihre Zeit und die wertvollen Einblicke in Ihre Erfahrungen.

 

Übrigens: Herr Alsters beantwortet Ihre Fragen gerne telefonisch oder in einem persönlichen Gespräch. Vereinbaren Sie hier einfach einen unverbindlichen Termin.