Desk Sharing

Was ist Desk Sharing?

Beim Desk Sharing gibt es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter. Täglich wählen die Mitarbeiter neu, an welchem Arbeitsplatz sie sitzen möchten. Die Idee dahinter ist, die nicht kontinuierlich belegten Arbeitsplätze optimal zu besetzen und ungenutzte Flächen besser zu nutzen.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für moderne Bürokonzepte und Arbeitsformen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und um den zunehmend anspruchsvolleren Arbeitnehmern eine Arbeitsumgebung zu bieten, die den Jobanforderungen entspricht.
Desk Sharing eignet sich insbesondere für Unternehmen, deren Mitarbeiter flexibel arbeiten oder überwiegend außer Haus tätig sind und deshalb zahlreiche Arbeitsplätze leerstehen.

Die Entscheidung für eine neue Organisationsform ist ein Prozess und erfordert eine gründliche Planung, in die sowohl Mitarbeiter als auch der Betriebsrat rechtzeitig einbezogen werden sollten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sich Mitarbeiter übergangen fühlen und die Umsetzung scheitert. Wichtig ist, dass die gewählte Organisationsform zu den Anforderungen und Prozessen Ihres Unternehmens passt.

Sollte Desk Sharing auch für Ihr Unternehmen interessant sein, verschaffen Ihnen unsere 6 Tipps einen ersten Überblick, worauf es beim Desk Sharing ankommt:

1. Zonen einrichten

Zur Planung des Desk Sharing und der zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze gehört – neben vielen weiteren Faktoren – auch eine sinnvolle Unterteilung des Arbeitsraumes in Zonen. Diese können anlassbezogen sein wie eine Ruhezone und eine Kreativzone oder funktionsbezogen: eine Telefonzone für Mitarbeiter, die viel telefonieren, oder eine IT-Zone, in der alle Plätze mit zwei Bildschirmen und einer besonderer Technik ausgestattet sind. Wichtig ist, die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter zu kennen, um dafür geeignete Bereiche zu schaffen.

2. Arbeitsplätze identisch ausstatten

Damit jeder Mitarbeiter überall problemlos arbeiten kann, sollten alle Arbeitsplätze identisch ausgestattet sein: neben mindestens einem Bildschirm sollte jeder Arbeitsplatz über eine Dockingstation verfügen, damit jeder Mitarbeiter den eigenen Laptop direkt anschließen und mit der Arbeit loslegen kann.
Da Hygiene - nicht nur in Zeiten der COVID-19-Pandemie - ein wichtiges Thema am Arbeitsplatz ist, empfiehlt es sich, jeden Mitarbeiter mit einer eigenen mobilen Tastatur und Maus sowie einem Headset auszustatten, die an jeden Arbeitsplatz mitgenommen werden können. Voraussetzung ist natürlich eine entsprechende Telefonsoftware.

3. Tische und Stühle sollten höhenverstellbar sein

Damit jeder Mitarbeiter dauerhaft ohne gesundheitliche Einbußen arbeiten kann, sind Tische und Stühle notwendig, die der Mitarbeiter auf die individuelle Körpergröße anpassen kann. Idealerweise sollte ein Sicherheitsbeauftragter in den Planungsprozess einbezogen werden, der die Mitarbeiter auch jährlich schult.

4. Richtlinien für den Arbeitsplatz formulieren

Eine entscheidende Grundlage beim Desk Sharing ist, dass die Tische vor dem Feierabend freigeräumt werden. Neben den Arbeitsunterlagen zählen dazu auch benutztes Geschirr sowie private Gegenstände. Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Richtlinien für die Hinterlassung des Arbeitsplatzes nach dem Feierabend. Die Richtlinien gelten für alle Mitarbeiter gleichermaßen und helfen, das Desk Sharing nicht zum Frust führt.

5. Raum für Privates und sensible Daten schaffen

Das Familienfoto auf dem Schreibtisch und der heißgeliebte Kaffeebecher in der Hand – viele Mitarbeiter brauchen private Gegenstände bei ihrer täglichen Arbeit. Um diese nach Feierabend optimal zu lagern, sollte für jeden Mitarbeiter ein persönlicher Stauraum in Form eines Rollcontainers oder Spinds angeschafft werden.

Besondere Vorsicht ist bei wichtigen und sensiblen Daten geboten. Für diese sollte den Mitarbeitern ein gesicherter Platz zur Aufbewahrung geboten werden – beispielsweise ein abschließbarer Raum. Welche Maßnahmen sinnvoll sind, erarbeitet man am besten mit den Beteiligten.

6. Selbstorganisation fördern

Wenn Mitarbeiter jeden Tag ihren Arbeitsplatz neu wählen müssen, erfordert das ein gewisses Maß an Selbstorganisation. Die Einführung von Desk Sharing kann einen guten Anlass bieten, das Thema im Unternehmen aufzugreifen und die Mitarbeiter diesbezüglich zu schulen. Davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter, sondern langfristig auch das gesamte Unternehmen.