Digitale Lücken erkennen
... und abteilungsübergreifend schließen
Schon vor der Pandemie standen Produktivität und Prozessoptimierung bei den mittelständischen Unternehmen ganz weit oben auf der Agenda. Die vergangenen zwei Jahre haben uns dann die Notwendigkeit nahtloser digitaler Prozesse sowie der Handlungsdruck klar vor Augen geführt - für das ein oder andere Unternehmen eine schmerzliche Erfahrung.
Wer sich für die Zukunft krisenfester aufstellen will, sollte daher die eigenen Unternehmensprozesse - insbesondere im administrativen Bereich - einem Digitalisierungscheck unterziehen. Die größten Potenziale liegen im Aufspüren von abteilungsübergreifenden digitalen Prozessbrüchen verborgen. Denn unterschiedliche Systeme und Lösungen mit vielen Schnittstellen sowie nicht integrierte Dokumente können einen hohen Aufwand verursachen und den internen, digitalen Informationsfluss behindern.
Wir geben Ihnen Anregungen, wie sie die Digitalisierung beherzt angehen und welche Chancen sich dabei für Sie ergeben.
Einkauf
Für zukunftsfähige Unternehmen ist ein effizientes Einkaufs- und Lieferantenmanagement eine Grundvoraussetzung, denn die Beschaffung von Waren, Handelsgütern und Werkteilen zählt zu den wichtigsten Unternehmensprozessen.
Doch in unseren Beratungen stellen wir häufig fest, dass viele Prozesse im Einkauf noch manuell erfolgen und keine durchgängige Digitalisierung erkennbar ist. So kommt es vor, dass im Einkauf Daten zu einem Vorgang lokal abgelegt und nicht miteinander verknüpft werden. Nachrichten zum Fortschritt eines Vorhabens gelangen nur mit Verzögerung von der absendenden zur adressierten Person und Informationen müssen aktiv eingeholt werden. Das macht es für die Beteiligten schwer, den Stand eines Projekts im Blick zu behalten – vor allem dann, wenn sie nicht aus der gleichen Abteilung kommen.
Damit der Einkauf zur richtigen Zeit reagieren, aussagekräftige Informationen liefern und die erforderlichen Mengen rechtzeitig bestellen kann, bedarf es aktuelle Daten in Echtzeit – auch aus anderen Unternehmensbereichen und Abteilungen. Sämtliche Daten sollten deshalb zentral und vernetzt abgelegt sein und eine direkte und tiefe Integration zwischen Ihren verschiedenen Systemen bestehen. Digitale Lösungen ermöglichen, alle zu einem Projekt oder Vorgang gehörenden Dokumente automatisch so zu strukturieren, dass sie leicht auffindbar sind und abteilungsübergreifend jederzeit zur Verfügung stehen.
Die Digitalisierung Ihrer Einkaufsprozesse bietet die Möglichkeit, unnötigen Aufwand zu reduzieren, Abläufe zu vereinfachen und Einkaufskosten dauerhaft zu senken und sorgt für eine bessere Verknüpfung des Einkaufs mit Lieferanten sowie weiteren Abteilungen Ihres Unternehmens. Denn wenn Dokumente digital, zentral und strukturiert abgelegt sind, lassen sich darüber auch Abläufe anderer Unternehmensbereich darstellen und steuern; natürlich ebenfalls digital und nach definierten Vorgaben.
Vertrieb
Das Vertriebsteam verbringt viel Zeit damit, Lösungen zu konfigurieren, interne Genehmigungen und Wissen einzuholen, Produkte auszuwählen, Rücksprachen zu halten sowie Dokumente zu verwalten. Die Erstellung eines Angebots kann Tage bis Wochen dauern, was den Auftragsabschluss verzögern sowie Margen verringern kann und es besteht die Gefahr, den Überblick über den Verkaufsfortschritt zu verlieren.
Zusätzlich steigen die Erwartungen Ihrer Kundinnen und Kunden und Ansprüche aus dem privaten Bereich haben sich unlängst auf das Geschäftsleben übertragen: Informationen müssen im Internet schnell und umfassend zur Verfügung stehen, werden verglichen und fließen direkt in den Entscheidungsprozess ein. Eine professionelle Kommunikation und reibungslose Abwicklung sowie Geschwindigkeit und Genauigkeit - vom ersten Kontakt bis zur Lieferung – wird vorausgesetzt, was den Druck auf Ihr Unternehmen zusätzlich erhöht.
Die Vertriebsdigitalisierung bietet die Chance, sich rechtzeitig in den digitalen Entscheidungsprozess der potenziellen Kundschaft einzubringen und ein passgenaues Angebot zur richtigen Zeit über den richtigen Kanal unterbreiten zu können. Voraussetzung dafür ist, dass die Interaktion so einfach wie möglich gestaltet wird, standardisierte Abläufe automatisiert und Teile des Verkaufsprozesses in die digitale Welt verlagert werden - dorthin, wo der Informier- und Kaufprozess der Kundschaft stattfindet. Damit gehen Maßnahmen wie beispielsweise die kundenfreundliche, digitale Aufbereitung von Informationen, die Bereitstellung eines Live-Chats für Fragen und Beratungen sowie die Analyse des bisherigen Kaufverhaltens einher.
Mit automatisiert gesammelten Daten können Sie Ihren Vertriebsprozess durchgängig und transparenter gestalten und mehr Planungssicherheit erlangen. Nutzen Sie die Daten, die beispielsweise Ihr CRM im Rahmen der Leadgenerierung und -qualifizierung erfasst, um die digitalen Bewegungen Ihrer Interessenten und bestehenden Kundschaft kennenzulernen und so die passenden Informationen zur richtigen Zeit am relevanten Kontaktpunkt auszuspielen.
Betrachten Sie Ihren Verkaufsprozess ganzheitlich und abteilungsübergreifend, um auch das Marketing, die Konstruktion, Produktion und den Service in den Vertriebsprozess einzubinden. Setzen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Vertriebsprozesse auf eine Strategie, bei der Ihre verschiedenen Systeme aneinandergekoppelt, Daten ausgetauscht und so immense Synergien erzeugt werden. Damit steht dem Vertrieb jegliches Wissen und alle weiteren relevanten Daten jederzeit zur Verfügung, was den Grundstein für einen effizienten und wirkungsvollen Prozess bildet und automatisch für die Optimierung und Entlastung Ihres Vertriebsteams sorgt.
Technischer Service und Instandhaltung
Im Bereich technischer Service und Instandhaltung der eigenen Anlagen und Maschinen schlummert viel Potenzial für eine Wettbewerbsdifferenzierung durch einen herausragenden, digitalen After Sales Service. Unternehmen, die ihre Service- und Instandhaltungsprozesse digitalisieren und sämtliche Kommunikation online erledigen, sparen zudem viel Zeit und Rückfragen. Dies beginnt schon bei der digitalen Auftragsplanung. Mit einer Software zur Einsatzplanung hat das Unternehmen alle Aufträge und Mitarbeitenden stets im Blick, Termine können priorisiert und automatisch vergeben werden und bei Terminverschiebungen oder Ausfällen wird automatisch umgeplant. Zusätzlich kann ein digitaler Service und ein Buchungsportal implementiert werden, was die Anfragen per Telefon reduziert und Ihren Kundinnen und Kunden eine maximale Flexibilität bei der Terminbuchung verschafft.
Die Grundlage dafür ist die Digitalisierung der Maschinendaten: Neben den reinen Produkt-, Anlagen- und Objektdaten zählt dazu auch die Integration der Kundinnen- und Kundendaten, die Servicehistorie sowie die vereinbarten Servicelevels.
Sind die Maschinendaten digitalisiert, erfahren die Mitarbeitenden im digitalen Arbeitsauftrag, welche Geräte und Werkzeuge für den Einsatz erforderlich sind und greifen vor Ort auf die aktuelle Dokumentation oder Wartungsanleitungen im System zurück, um damit Wartungen, Fehleranalysen und –behebungen oder Montagen kompetent durchführen.
Die kontaktfreie Identifikation von Teilen – zum Beispiel über QR- oder Barcodes – kann dabei den Einsatz verkürzen. Verfügbarkeiten oder Lieferzeiten für Ersatzteile lassen sich zeitnah prüfen und ohne Nachfragen in der Zentrale bestellen. Da die schnelle Behebung einer Störung für eine hohe Zufriedenheit Ihrer Kundschaft sorgt, ist die Digitalisierung des Lagerbestands und der Materialprozesse ein wesentlicher Punkt. Über eine mobile App oder Software können Lagerbestände gepflegt, Material bestellt und Retouren abgewickelt werden. Während oder nach der technischen Durchführung können Mitarbeitende ihre Tätigkeiten, Checklisten, Formulare und Serviceberichte digital im System erfassen und dokumentieren, wodurch fehleranfällige, manuelle Übertragungen entfallen und sich der gesamte Prozess beschleunigt. Auf dem gleichen Weg melden die Mitarbeitenden ihre Einsätze zurück, wodurch eine automatisierte Abrechnung mit den Kundinnen und Kunden initiiert werden kann.
Die Digitalisierung ist damit natürlich noch nicht abgeschlossen. Aber nur, wenn die internen Prozesse und Schnittstelle sowie der Informationsfluss einwandfrei laufen, Dokumente standort- und zeitunabhängig verfügbar sind und der Datenaustausch standardisiert erfolgt, lässt sich die Digitalisierung umsetzen.
Und auch, wenn Ihre Prozesse oberflächlich gut zu funktionieren scheinen, müssen Sie jeden Teil Ihrer Abläufe untersuchen, um digitale Lücken und Verbesserungsbedarf abteilungsübergreifend zu ermitteln. Nehmen Sie den Fokus von den "Einzellösungen" und implentieren Sie eine umfassende Digitalisierungsstrategie, die alle Unternehmensbereiche einbezieht.
Gerne unterstützen wir Sie dabei.
Gemeinsam unterziehen wir Ihre Prozesse einem Digitalisierungscheck und finden heraus, wie Sie die Digitalisierung abteilungsübergreifend vorantreiben.
Rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns.
