Erfolgreiche Zertifizierung durch digitale Dokumentation

In einer digitalen Dokumentation sind alle relevanten Informationen strukturiert, transparent und nachvollziehbar aufgezeichnet. Dies erleichtert die Überprüfung und Nachverfolgung erheblich, da die Zertifizierungsprozesse sowie zugehörige Nachweise und Informationen digital gespeichert und direkt abrufbar sind. Transparenz, Offenheit im Prozess und Nachvollziehbarkeit sind wichtig, um Vertrauen bei den Prüferinnen und Prüfern zu schaffen.

Zusätzlich steigert die digitale Dokumentation die Effizienz. Statt Papierakten zu durchsuchen, können Dokumente schnell und einfach abgerufen und aktualisiert werden. Neben Zeit und Ressourcen spart eine digitale Dokumentation somit auch Papier, was ganz im Sinne der Nachhaltigkeit ist. 

Auch verbessern digitale Dokumentationen die Sicherheit, denn sie sind durch Verschlüsselungen, Zugriffsrechte und Backups geschützt. Das Risiko von Verlusten oder Manipulationen wird so minimiert.

Schließlich erleichtert eine digitale Dokumentation die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Standards, da alle Nachweise stets aktuell und gut organisiert vorliegen.

• Vollständigkeit: Dokumentieren Sie alle relevanten Prozesse, Verfahren und Nachweise.
• Nutzen Sie standardisierte Vorlagen. Das sorgt für Einheitlichkeit und erleichtert die Pflege.
• Klare Struktur: Nutzen Sie ein einheitliches System zur Ablage und Benennung von Dokumenten.
• Aktualität: Etablieren Sie Audit- und Kontrollprozesse und halten Sie die Dokumente stets auf dem neuesten Stand, um die Gültigkeit zu gewährleisten und die Qualität der Dokumentation zu sichern.
• Klare Verantwortlichkeiten: Legen Sie fest, wer für die Pflege und Aktualisierung der Dokumente zuständig ist.
• Nachvollziehbarkeit: Kennzeichnen Sie Änderungen und Versionen nachvollziehbar.
• Zugänglichkeit: Mitarbeitende sollten schnell und einfach auf die Dokumente zugreifen können.
• Zugriffsrechte: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.
• Sicherheit: Schutz vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust ist essenziell.
• Schulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit der digitalen Dokumentation.

 
Die richtige digitale Dokumentation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der maßgeblich zum Erfolg Ihrer Zertifizierungsbemühungen beiträgt. Gerne helfen wir Ihnen dabei, Ihre digitale Dokumentation optimal auf die Anforderungen der Zertifizierung auszurichten. Von der Analyse Ihrer bestehenden Prozesse bis hin zur digitalen Aufzeichnung, die die oben genannten Kriterien erfüllt.